凭一封邮件就让雷军“无法拒绝”,投出上百万

吴晓波频道2017-02-17 08:20新芽网
想要在互联网时代得到更多人的帮助?你就要 知道收件人在想什么,给对方他想要的。
有个叫 姜英豪的创业新人,用一份仅一页的商业计划书,让雷军迅速为他投资上百万。

这是为什么,难道是雷总手抖了?不,是姜同学通过邮件发商业计划书给雷军时,雷军觉得他的邮件太精彩以至“无法拒绝”。

能让每天收到无数投资请求的雷军,在素未蒙面的情况下被如此打动,周刊君这就带小伙伴们看看姜同学的这封邮件到底比别人高明在哪里。

原来这位姜同学深谙知名投资人的邮箱每天都被陌生求助邮件塞爆。为了让自己的邮件让雷军有打开的欲望,他不仅在标题就表明自己的商业计划书只有一页,避免其因为太麻烦而点了叉叉,还做了一个只有A4纸大小的网页,只需在邮件正文点开链接就可以看到整个商业计划。

极致、创意、用心,短短一封邮件“不经意”地展示了三个投资人最看重的优点。

雷军不投他,投谁?

通过运作这笔投资,如今姜同学的公司在国内已经有了一定名气——也就是专注于汽车移动互联网的木仓科技。

想要在互联网时代得到更多人的帮助?你就要像姜同学一样, 知道收件人在想什么,给对方他想要的。

今天周刊君就分别从如何写出优质的工作邮件和cold mail两个方面,教你在节约沟通成本的同时,巧妙通过邮件,提出连大咖们都无法拒绝的请求。

NO.1好电邮让沟通效率升级

和当面交流不同,电邮因为能留下抹不掉的痕迹,所以要更谨慎对待。

那么一封让人无从诟病的高效邮件应该怎么写呢?

让标题成为点睛之笔

很多同学撰写邮件标题时比较随意,甚至用了空白的邮件标题。

但想象一下,如果你的收件人是一个职场忙人,当他迅速检视收件箱里的N封未读邮件时,会“习惯性”忽略标题模棱两可的邮件。

所以如果希望对方“心甘情愿”地快速打开你的邮件,就要 让他一眼从标题里读清你的用意。

1、信息清晰,写明目的

工作邮件大体上无非分为两大类:一类邮件需要对方尽快回复协助,如需老板批示的请求或者需客户通过的方案。

第二类邮件仅通知(告知)对方,可不回复。如会议通知、项目进度汇报等。

如果你的邮件属于第一类,那就 直接、清晰地在标题中点明你需要对方做的事。

如果你的邮件属于第二类,那就 让标题成为正文最直白的概括。

比如,某家高科技公司要召开一个手机新品发布会。

那么你给现场工作人员的邮件标题可以写成《XX手机新品发布会各工作人员分工明细》,而不要写成《XX新品发布会注意事项》。

给受邀客户发的邮件标题可以写成《李总,诚邀您参加6日晚上XX手机新品发布会》,而不要写成《新品发布会邀请函》。

注意标题至多不要超过20个字。

2、巧用前缀,一目了然

在标题中,我们可以通过巧用前缀的方式,让邮件的主旨在收件人眼中更加立体清晰。

如果你发的是第一类邮件,那么可以 在标题中用动词作为前缀,让对方立即明白自己需回复什么。

比如,你有一个项目请领导批示或想请一个大咖参加活动或有一个文案想请某个高手提意见,那么你可以把前缀分别设置成【请示】、【诚邀】、【征求意见】。

如果是第二类邮件,你可以通过 把该邮件针对的内容作为前缀,让对方明白这封邮件的中心点。

比如你有一个课程项目要公布进度或做了一个内刊要展示内容或要为工作人员分配会议中的分工,那么你可以把前缀分别设置成【课程进度】、【企业内刊】、【会议分工】。

加上前缀还有另一个好处就是,当收件人在一段时间后需要再次查阅这封邮件时,前缀就成为他高效搜索邮件的关键词,此举能让你给对方留下贴心的好印象。

简洁有力、避免误读

有一些同学发邮件时,喜欢在正文中同时表达2—3个主题,这样不仅让收件人阅读时吃力,也搞不清回复时的重点,记得一封邮件里只能有一个主题。

那怎样才能在正文中把这个主题高效表达呢?比较好的方法是, 通过5w1h和两段式原则把话说清楚。

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第一段用1-2句补充标题没说明之处

在第一段中,你可以通过检视5w1h中的what(具体需要对方做什么)、when(截至到什么时候)、where(地点)、who(写给谁或来自谁)这四点,来补充邮件标题没陈述清楚的地方。

比如,你的邮件标题是《李总,诚邀您参加6日晚上XX手机新品发布会》。

那么检视标题,缺少的是when(截至到什么时候)和where(地点)。

所以该邮件的第一段你可以写成,“李总,XX手机新品发布会将在2016年4月6日晚上7点整于杭州国际大酒店举行,诚邀您光临。

如需参加,请您最晚于3月30日之前回复本邮件,以便工作人员统计来宾名单,感谢。”

以及,四个w原则是为了方便你检查正文第一段是否清晰、明确,实际操作过程中是否要把这几个要素都加上去,还要以邮件具体内容为准。

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第二段围绕上文展开解释说明

所谓阐述说明,可以理解成5w1h中的“how”(具体情况到底怎样)。

要想给收件人留下愉快的阅读体验,在第二段解释说明时要注意:

分条目;

段与段之间用回车键充分留白;

和主旨无关的内容一律不说。

另外,你可以根据收件人的特征,拿捏取舍正文中露出的内容重点, 目的是把收件人阅读邮件后的反应引导到你的期望上。

你可以在撰写正文之前问自己两个问题:

我需要的答复是怎样的?

针对收件人,为了得到该答复我应该提供哪些有效信息?

比如,针对上文XX手机新品发布会,同学A需要通过邮件邀请重要客户李先生。

他第一次撰写的邮件正文如下:

本次发布会,我们将通过爱奇艺直播全程盛况,这也是我司首次尝试将新品发布会通过网络直播。

XX科技公司“神秘”的高管三巨头将隆重出席本次新品发布会。届时我们还将邀请歌坛天后C为发布会献唱。

对啦,我们还将在现场的观众中,抽出30位幸运观众,免费把这款新品手机送给他喔。

您是我们公司非常敬重的老客户,五年来,在您的支持下,我们才能越走越好。

在此诚挚邀请您来参加我们本次发布会,相信您一定能得到前所未有的视觉新体验。

结果同学A把这封邮件预览给领导看,领导认为这封邮件的正文凌乱无重点,很难引起对方的参与热情。


于是同学A先根据两个自我提问的答案,重新得出这封邮件应该露出的内容重点:

我需要的答复是这位重要客户能来参加新品发布会。

这个客户的职业是一家中小企业的老板,本身是手机硬件的发烧友。根据他的个人特征,应该更多地展示新款手机的优势和投资人D的情况。

结合分条目、留白和简洁原则,该同学重新撰写了正文内容。

XX新品手机发布会详情如下:

>>>> 此次推出的新品将增加一键换机、硬件级防丢失功能、指纹识别等新功能,届时这些功能将会在发布会上一一演示。

>>>> 届时著名的投资人D将来到现场做演讲,到场的观众都有机会与他进行交流互动。

>>>> 我们将在此次发布会中抽出30名幸运观众,每人免费获得XX新品手机一部。

另外,本次发布会将首次通过爱奇艺全程直播,歌坛天后C也将来到现场为发布会献唱。

以上,真诚期待您的出席。

结果这封修改后的邮件发送后,很快获得了这名重要客户“愿意参加”的回复。

NO.2让人无法拒绝的cold mail

在互联网社交年代,我们经常需要通过向陌生人发邮件,来拓展自己的工作格局或者人脉关系,这种邮件也就是俗称的“cold mail”。

很多同学可能都碰到过这种情况:某位看起来很友善的大咖,结果你给他发了好几封邮件,他根本不回。

是这个大咖伪善吗?不,现实中因为一封优质的cold mail得到帮助的同学比比皆是(比如最前面说的,因为cold mail得到雷军投资的创业新人)。

那个人不是你,很可能是因为你根本没掌握发cold mail的小技巧。

把内容重点留给收件人

太多人写cold mail的时候,花了大量的篇幅在写自己的事——“我是谁、我有什么想法、我的人生经历、我接下去要做的事儿”等。

但是像这种对方可看可不看的邮件,如果三句之内无法引起他的兴趣,你的一番努力就算白废了。

所以在第一段直入主题地告诉对方这封邮件的目的后,为了增加对方回复的欲望,你在接下来的具体请求中, 每一句都要尽量和对方的利益和兴趣牵扯上关系。

比如,你在新浪微博上认识一个旅游达人,想邀请他作为你的合作伙伴,共同完成一个自助旅游的APP。

如果你给他的cold mail中,通篇强调自己这个项目有多好、自己之前的经历有多厉害,那么你可能根本无法让他提起回复的兴趣。

还不如在简单介绍你这个项目和优势后,写清该旅游达人可以在这个项目中得到哪些短期和长期回报、他可以通过该项目认识哪些他可能感兴趣的人等。

让对方很容易就帮助到你

其实很多你认为值得结交的人,他们也是愿意帮助别人的。

但是如果这个人很忙,那他基本不会花很多功夫在一封需要占用大量时间的陌生邮件上。

比如,在一次交流会上,有一个大咖觉得你这个自助旅游APP的项目不错。说要将你的项目信息介绍给旅游达人A和运营高手B,让你回去发详细资料到他的邮箱。

你回去后马上给他发了邮件,内容大意先是表达了对该大咖的问候,接下来解释了你这个项目的具体情况,并在附件中给出了该项目的详细资料。

可是,你苦苦等了半天,大咖那边却没音讯了。

因为这位大咖不仅需要先思考他当时究竟答应要把你介绍给哪两个人、你们之间的关联点是什么,还要找到这两个联系人的邮箱,辛辛苦苦地分别写两封邮件给这两个人来介绍你的项目以及该项目和他们的关系。这需要占用他大量时间。

只会在发邮件时说,“诚恳请求您在百忙之中抽出时间”,其实并不是真正用心体贴收件人, 你必须努力地让对方可以更容易地帮助到你。

比较好的办法是你发三封邮件给大咖。

在第一封邮件里你可以这样写:“很高兴认识你。您此前提到了我的自助旅游APP项目可能会让旅游达人A和运营高手B感兴趣。接下来我会拟两封分别写给A和B的邮件发给您。这两封邮件可以直接被转发,请您确认。再次感谢您。”

第二、第三封写给A和B的邮件要拟得清晰、得体,尽量让这位大咖在不用做大改动的基础上可以直接转发。

如此一来,这位大咖乐意马上帮你一把的几率就会提高百分之六十以上。


tips

按照很多人的习惯,两三句话的陌生邮件会立即回复,五句话以上的陌生邮件就会先搁置。

先搁置的意思是,大部分这样的邮件就再也不会去回了。

邮件字数越长,给对方造成的精神压力越大。

比较好的办法是,把重点写清楚,正文控制在五句话之内。

7个细节让邮件迅速加分

检查发件人姓名有没有规范设置

发邮件之前别忘了在“邮箱设置”中修改账户信息,把你的默认账户昵称修改为你的真实姓名,这样别人才不会觉得你不专业。

密送:谨慎操作,避免尴尬后果

为了保护收件人的隐私,我们会在邮件中对某些收件人使用密送功能,但有时会出现被密送邮件的人在收到邮件后粗心地直接回复给所有人,为了避免这种尴尬,密送功能需谨慎使用, 一般情况下还是通过转发的方式让对方知悉比较稳妥。

附件:小细节看出你是不是足够贴心

使用附件传递的资料一般要在5M以内,超过5M或者更大的附件很可能被对方的邮箱屏蔽,此时比较好的方法是把文件放在网盘上,并在邮件正文中附上链接和密码。

另外如果这封邮件的重点就是附件,为了让收件人一目了然,你甚至可以直接把标题前缀设置成【资料于附件】。

在正文中将长句拆分成短句

当面讲解和邮件阅读不同, 将长句拆解为短句,可以让收件人在逻辑上更容易理解你的意思。

比如,“本次项目延期上线是因为在客户现场出现了一个由于安装A程序失败导致了冗余的tmp文件丢失所引发的故障。”

可以拆解为“项目延期上线,因为在现场出现了安装故障,该故障由A程序安装失败所引发,具体原因为冗余tmp文件丢失。”

正文中不要出现表情符号和感叹号

正文中尽量直截了当地有事说事,不要使用表情符号和感叹号,和当面交流不同,你永远无法预估收件人会以何种思路解读你的文字信息(尤其是上级发的邮件,更容易被下级从负面角度误读)。

签名档:不要透露你的个人信息

每一个专业的职场人,都应该在邮件中设置一个规范的签名档。标准的签名档内容应包括:姓名、部门、座机号、手机号、公司名、详细地址。

注意不要写和公务无关的私生活联系方式,比如QQ和微博名。这样写不仅不专业,而且暴露太多个人信息会引起不必要的麻烦。

自动回复在休假时使用

很多同学喜欢在自动回复中设置,“感谢你的邮件,我会在第一时间回复您。”

其实很多人不喜欢收到这样毫无意义的邮件。

自动回复比较好用的意义在于,当你休假的时候,可以通过它写明你的休假时间和工作交接人。

这样真正有急事的人能马上明白在找不到你的情况下,接下来该怎么办。

比起口头交流,虽然电子邮件有一套独属于自身的操作规范,但归根结底,要想写出一封高效优质的电子邮件,和日常的人际交往一样,你要站在对方的立场上考虑问题。

事实上,电子邮件就是你职场人格的重要一部分。

工作中,一个作风专业有素,在具体沟通交流中又处处为你着想的人,谁会不喜欢呢?

*本文作者,由新芽NewSeed合作伙伴吴晓波频道授权发布,转载请联系原出处。如内容、图片有任何版权问题,请联系新芽NewSeed处理。

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