员工散漫、考试作弊、妥协老板:在家办公众生相

微信公众号:娱乐资本论王滚滚2020-02-07 09:34事业线
此次疫情爆发的特殊时期,会是一个培育市场的时机,让更多的人接触到这样的办公理念,看到市场里的入局者。

在线办公,我的同事可能一会儿去遛狗了,一会儿去煮咖啡了。

在线上课,学生作弊我都抓不到,摄像头都被关了,却一点办法都没有。

微信上聊工作,我都没办法好好怼老板,只能无条件采纳他的意见。

……

2月3日,全国各个企业开启在线办公的第一天,也开启了全民吐槽的一天。第一次全国范围内的在家soho,让很多人措手不及。

根据脉脉发布的《职场人开工状态调研》报告,2020年的首个24小时工作日,有42%已开工的职场人都开启了"在家办公"的模式;41%职场人的工作状态是"时间比较随机,有工作时才做";最大的挑战是"容易被其它事打扰"。

在2月3日,同时开启的还有“网络大拥堵”。人们纷纷反应包括许多在线办公软件都集体出现严重延迟、卡顿或无法进入的问题。

当天,卡顿的问题很快得到了解决,但从这个突发状况当中,某在线办公软件公司的工程师Tony深切地感受到,云办公或许正得到前所未有的关注。

他在朋友圈写道:在线办公软件的元年就要到来了吗?

在线办公众生相

作为一个互联网和外媒出身的从业者,在线协同办公是倪克诚(Nick)的工作常态。但对于他现在互联网医疗创业年轻的同事们来说,这则是一次新考验。

“对于刚刚接触在家办公的同事来说,还有一个适应的阶段。工作的前期就会出现,比如说可能某个工程师觉得他的事做完了,就下楼遛狗去了,去煮咖啡了,压根没想到其实团队正等着他。”Nick告诉娱乐资本论矩阵号剁椒娱投(ID:ylwanjia)

于是,在疫情爆发后的开工第一天,他对于同事的要求是:要有工作的仪式感。

“在家办公这件事情,并不等同于弹性工作制,我想几点开始几点钟结束无所谓,把这事做完了就行了,”Nick说。“我对我工程师的要求是,要有一个比较强的仪式感,每天早上什么时候上班,什么时候下班,大家是要有一个共同的约定的。”

每天,Nick和同事9:30准时上线,首先打开的是Skype的语音通话功能,各自静音,谁需要说话的时候再打开。“两个人在一起办公,方便在哪儿?在于我抬头喊一声,你这个事怎么样了?你能立即回答我,而咱们的电脑不需要切出工作区,去聊天工具里面打字。”

而当需要远程开会的时候,Nick会使用Zoom进行连线,并同时实现白板展示和分享文档的功能。

“没有远程协同工作经验的人,往往就会进入一个误区。我在微信群里面丢进去,你们自己打开看,然后我一边讲你们一边跟着翻页。那时候你就会发现出现很多的问题,我不知道你讲的东西在哪里,你说到第几页了。”Nick说。“仪式感再强一点的话,你把你摄像头打开,讲话的人在讲话,然后我共享我的桌面给你看,我需要在哪里批注,在哪里画线,一目了然。”

来到文件同步的环节,Nick使用的是一款叫做ResilioSync的点对点传输工具,来规避微信上文件传输的版本的混乱,同时保证数据的传输安全。“有些人会认为文件同步的方式,是丢到一个群里面去,然后你做完了再丢一版进来。但聊天的内容一多,我会不知道滚到哪里去了。”

作为团队管理者,Nick很擅长于将公司长远的目标,细化为一个一个的小任务。为了分配工作和追踪任务进程,Tower成为了Nick经常使用的项目管理软件。“这套系统现在对于小团队也是免费的。我可以一种看板的形式做项目管理。”

在Tower上,他可以就不同主题、不同项目进行讨论,并把项目在需求分析阶段、设计阶段、评审阶段、开发阶段、测试阶段、上线阶段都拆分开来,避免时间线的混淆。

“我觉得必然在线办公必然会成为一种趋势,但是中国现在很多企业还有一定的路要走。”Nick认为,相较于IT行业对于新工具的接受度,和外企对于工作规范和流程的执著,大家普遍还是不太习惯于这种办公方式。“我们很多东西都是从西方国家来的,比如说邮件这个东西。中国人是很不喜欢和很不习惯用电子邮件的,他宁愿在微信上跟你说句话。”

不光是客户,包括公司内部都会这样子。“都会有很多习惯是需要去养成。”曾经,有工程师做完了任务在微信上跟Nick报备,“我会跟他讲,我不看这里,任务的进度更新和项目的跟踪,我一律以Tower为准。只能逼着他们去用这些系统。”

在上海一家国际培训机构做数学老师的小城,则运用了一款叫“瞩目”的在线教育软件来上课。然而上课第一天,就接连遭遇到了很多意想不到的尴尬状况。

先是网络不稳定。“第一天早上是一个一对一的学生,时间是10-12点。但因为那个学生现在泰国,中途会出现网络不稳定的现象。到了11:45的时候,人就不见了。后来他给我发消息说,还剩下15分钟时间,下次再补,因为他进入了一个什么没有信号的地方。”在接受剁椒娱投(ID:ylwanjia)采访时,小城颇为无奈。

然后迎来的是学生随意翘课。“有一天我跟一个学生约了早上8点上课,我7:30起床后就开始发消息、打电话,一直没有任何回复。到一个群里去@他的家长,也没有回音,我就只能一直等。”小城说。“等到了8:40左右,家长回了一条:老师,今天我们没有空上了。”

小城还发现,尽管瞩目可以便捷地共享PPT,展示黑板,甚至还有激光笔的功能,但是学生面对一块屏幕上课,总归容易走神。

考试也成为了一件非常麻烦的事情。“模拟考试还是得有啊,我们一般线下的时候,会收学生手机的。线上模拟考,对于那些不太自觉的学生来说,我们是毫无办法的。”小城和老师们的对策是,要求学生在模拟考试时必须把摄像头对准试卷和双手,“让我看到你一直在写。但还是有学生会把摄像头暂停。”

此外,还有一个意料外的状况,就是录屏带来的隐忧。“我们要把整个课程的过程都发给学生,这个视频流出去的话,自己的教案、教材都会外泄,这些算是我们吃饭的饭碗吧,这也是个疑惑。”

而作为一位抖音平台的短视频编导,小云的公司则用最简单的微信进行线上交流。原本期待着能够“去人情化”工作的小云,发现这个想法很不现实。

小云平时的工作主要是负责拍摄短片,面对面的剧本头脑风暴会议会很多。平日里,由于老板对于视频的专业理解度不高,需要小云和同事通过表情、肢体语言、语气还有说话节奏,委婉地传达“你这个想法很单纯”的信息。

但线上沟通,则很可能在“得罪老板”和“妥协”中做选择,很难权衡质量与执行之间的关系。

“一个视频做出来以后,老板希望加音乐,但这个音乐的玩法已经过时了,那么就需要和老板解释短视频时效性的问题。我的领导就担心,老板误会我们想偷懒不改,就采用了老板提出的很low的改法。”小云对剁椒娱投(ID:ylwanjia)说。

小云觉得,没有相对应的配套体系和硬件,去完成线上办公的高效性,线上办公就会让工作变得更差。“尤其是以文字为载体的沟通方式,需要更完善的行业专业性和工业性。”

但他很喜欢这种线上办公的方式。“在拍视频的角度上,线下只能一次拍一个人。但线上可以一次安排两组人去拍摄,远程导演拍摄这个事情在电影行业也早有先例了。”

小云认为,现在各个行业基本上都脱离不了数字化的配合,但纯数字化的工作的社会令人难以想象,“那会是重大的变革,我觉得短期内不会实现。”

云办公软件活得怎么样?

从大年初一开始,原本2月10日才开始正式上班的金山办公,就已经开始紧急应对突如其来的业务暴涨。

“我们看到的数据,(业务量)基本上都是在5倍以上的增长,”金山办公高级开发总监汪大炜对剁椒娱投(ID:ylwanjia)说。

截至目前,猛增的数据还没有停止的趋势。其中,WPS表单和WPS会议是增长最多的功能。目前,金山文档中用于人员统计表单使用量增长15倍、远程会议产品使用量增长18倍。

为了应对猛增的客户量,金山办公的运维部门和客服团队需要两班倒,保持24小时有人在线。在接受采访时,汪大炜也已经连续工作了近40个小时,仅在午休时抽空睡了两个小时。

在3日正式开始在线办公后,金山办公原本的客户微信群已经爆满,紧急又新开了3个。这几日,运营团队每天在9个2000人的大群里穿梭,为近2万名客户在线解决问题。

在微信群里,新用户最关心的是,金山文档和WPS(均为金山办公旗下的协作办公软件)到底如何实现协作办公,如何设置文档链接权限,如何使用WPS表单处理大量的数据;老用户则开始关注到除了协作文档之外更高阶的功能,如何指定推送表单,如何实现更大范围的权限管控,如何利用视频中的白板展示功能实现更便捷的互动。

股市的表现,同样应证了金山办公在全国爆发式的需求。从2月3日开始,金山办公的股票行情开始猛增,最高峰出现在2月4日,涨幅一度超过22%。截稿前,金山办公的总市值已达986.54亿,直逼千亿。

为何协同办公软件能迎来如此惊人的增长?汪大炜认为,这与协同办公当中的裂变过程息息相关。

“我们现在WPS新增的账户,有70%是由金山文档带来的,很多人以前连WPS都没有用过。”汪大炜告诉剁椒娱投(ID:ylwanjia)

据介绍,金山文档是金山办公旗下的在线文档协同产品。WPS则是金山办公的office客户端。金山文档不仅是网页版产品,可以在浏览器直接使用,同时还赋能了WPS端,使得用户在客户端也能进行文档协同。

在协同办公的过程中,用户A可通过金山文档的链接形式,对用户B和C发起协作请求,“此时,对用户B和C来说,他们不需要安装任何的东西,体验机会是零成本。而体验到了协同办公的好处,B和C就会继续使用。在潜移默化当中,就把更多的用户带到这个生态里来了。”

而在大公司免费的线上办公软件在短期内猛涨的背面,其他创新型云办公企业正面临艰难时刻。

“短期内肯定是不利影响,主要是对我们的新客户销售。我们的很多客户是中小型企业,在这次疫情当中受冲击很大。比如传统制造业,他们都没有开工。所以我们有大概一半左右的客户项目被搁置了下来。”明道云总经理任向晖告诉剁椒娱投(ID:ylwanjia)

不同于钉钉、金山办公这次爆红的线上协作系统,明道云主营零代码企业应用业务,可以让B端企业用户享受线上协作功能之外,还能让企业用很低的资金成本,不用编写代码就能做自己的应用平台。

据悉,明道云现有约2000个企业用户,客户按年付费。因而在这次在家办公潮中,不以协同办公为主业的明道云,并没有办法短期实现增长。与此同时,公司还要养六十多名研发为主的员工,每个月的人员成本支出就要100多万。

“我们现在唯一不受影响的,就是现有客户的续约,这算是一个缓冲。”任向晖说。“现在也没有什么妙招,只能努力干活。现有客户再沟通勤勉一些,提升他们的满意度。”

明道云曾在2012年时,成为了第一批入局的企业,致力于协同办公的基础业务。当时,几乎没有任何的竞争对手。

然而,随着钉钉、企业微信、飞书、华为welink的崛起,明道云无法抗争大公司的免费冲击,于是在2018年不得不转型零代码业务。

而今,失去了早期利好的明道云,在新赛道上仅能勉强实现收支平衡。疫情袭来,对于大公司而言可能只是新获客会受到影响,而对明道云则无异于是第二次冲击。

“我们暂时还没有什么举措,现在宁可是降低薪酬,也不想去裁员。”他们想在度过难关后,迅速依靠现有的员工恢复活力。“但如果要影响到三个月左右,恐怕包括我们在内的很多公司都不得不这么去做。”

对于数字化办公的深耕,金山办公已经做了30年的时间。那为什么这么多年过去,中国云办公的土壤还如此薄弱,导致在疫情爆发这样的特殊时刻,许多公司会措手不及?

这或许和中国企业在办公时的理念惯性有关。

汪大炜就曾经收到过用户的困惑:在单位里,领导用什么,员工也得跟着用什么。“用户说,他们在用文档协作的功能时非常舒服。但发给老板的时候,老板说你为什么要发这个链接给我,我要直接能点开的实体文件。”

而实际上,拥有权限管理的链接,才是更加安全的做法。“一个文件通过微信、QQ传递出去之后,一旦泄露了是没有办法挽回的;但是一个链接它是有各种权限控制的,我可以设置把权限关掉,来减少我的损失和后续的影响。”

而在常年与客户沟通的过程中,汪大炜发现,规模不同的企业对于协同办公的态度也有很明显的差异。

“我们最开始的用户,有很多来自电商企业,”汪大炜说。“我们在中小企业里面发现,很多企业比较容易接受这种在线业务。但他担心的几个点,第一是业务是不是安全?其次,还需要产品的体验效率真的能符合他的要求跟标准。”

而对于大企业乃至超大企业而言,接触数字化办公的形式可能会滞后后半年到一年的时间。“服务安不安全,可不可控,是大企业唯一关心的问题。他们更希望我们把整套服务搬到公司内部网络中去,实现私有化。”

相较于小企业较为扁平的管理方式,大企业更深的组织结构和严密的权限要求,对线上办公系统都提出了更高的要求。

说到市场教育不够的深层原因,任向晖认为,主要有两个原因:第一是大家对知识产权软件的尊重度不够,总认为软件很贵,不习惯付费;其次就是企业管理方法的落后。

“很多大中型企业,对于云服务的理解度和实践能力都明显不足。”他认为,这次的特殊情况,会让很多公司幡然醒悟,意识到云办公和业务数字化的重要性。“很多公司的业务都不是云服务,他的数据都在自己公司服务器里。现在要想恢复协作,他恨不得要派人去把公司的服务器搬出来。”

但大部分云办公企业都需要资本助力。“投资的高峰期在2015年已经过了,后来大家发现这个市场的开拓并不是那么简单,用户教育还需要时间,市场预期度就开始走向理性。”

抗疫特殊时期,催生了云办公软件的春天?

“我相信很多人从来没有如此高频率使用视频会议,对于用户行为而言,我觉得这点十分值得疫情过后进行复盘和分析。”就Tony自己收到的用户反馈,在线的文字沟通,很挑战彼此的沟通效率和对上下文的同步率,视频会议则是相较而言更有效率的做法。

而此次在线教育的爆发,也是让他十分振奋的一点。“教育在我看来,特别值得加速数字化的进程。以前部分山区的小同学需要走几公里才能到学校上课。而现在,他们只需要有一台配置一般的手机就能实现在线上课。”

根据Tony的观察,线上办公其实已经普遍存在于各行各业,只是在线程度深浅的问题。“有媒体企业只用钉钉来进行 IM 沟通和多人在线会议;有互联网科技公司基本都使用在线服务满足几乎整个企业的运作和生产,他们会使用 Scrum 看板、Wiki 和各种自动化机器人。”

Tony认为,这次全国性的在家soho,对传统企业的冲击会比较大,“我觉得会推动他们数字化的一个转型。”

在他看来,在线办公的核心问题,是如何建立协作的规则和方式。今后,在更大范围内是否能初创在线办公的时代,还要视疫情的发展。

“如果疫情很快结束,企业还没来得及建立长期有效的在线协作的规则,那么在疫情结束后,企业会快速恢复之前的办公方式;如果疫情持续时间较长,企业必定沉淀出在线办公的经验。一旦经验被整个企业落地并形成习惯,相信会有一部分企业会延用在线办公中适用的部分。”

汪大炜则认为,从总体来看,趋势正在向上;但一跃而就的高增长,或许尚待观察。

“整个云办公服务的增长速度其实还是很快的。”汪大炜提到了一个案例。在两三年前,他们去拜访一些大企业时,发现可能连机房的基础设施都比较落后,更勿论云办公的理念;到了2018年左右的时候再去拜访,客户就开始询问他是否有做文本管理和权限管理相关的产品;而到了2019年,金山办公便在很多企业部署了相关的协同办公系统。

在汪大炜看来,完成了第一个里程碑之后,整体的市场也还处于较为初级的阶段。而软件系统的开发,由于缺乏更多与客户的交互,缺乏需求与解决问题的机会,因而也只能是比市场领先了半步而已。

“B端业务的市场周期会很长,不像C端业务会突然爆发式增长,然后就把整个市场吃掉了。现在看来,市场格局不会一下子就变了天。”

他相信,此次疫情爆发的特殊时期,会是一个培育市场的时机,让更多的人接触到这样的办公理念,看到市场里的入局者。但要进入下一个增长期,则是一个循序渐进的过程,需要时间。

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