知识管理成企业“刚需”,这会是在线办公新战场吗?

微信公众号:科技向令说曾响铃2021-06-10 09:51新芽空间
在线办公平台依托知识管理,在帮助企业转型升级、实现价值提升方面将大有可为。
在复杂的竞争局势下,企业越来越需要动态化的适应能力,能够快速抓住机会、改正不足,一成不变的固化组织能力只能面临被淘汰的结局。

因此,企业们时时刻刻在为组织、为员工充电,各种内外部培训轮番上阵,投入了大量资源和精力。

而在这个过程中,能够让企业将自身积累的能力有效沉淀,实现部门和员工间经验传递的知识管理的重要性也逐步凸显——不论是否意识到,知识管理都已经成为企业的刚需。在数字化的大背景下,企业的知识管理也顺势借了一把东风,快速发展起来,这尤其表现在各类在线办公软件产品身上,它们纷纷提供了对应的模块或者功能,让企业把知识管理这件通过传统方式十分有挑战的工作更好落地下去。

只不过,虽然都是“知识管理”,但各产品之间的“产品思维”却千差万别,这可能直接导致最终执行结果的差异。

1

功能配置只是表象,

知识管理是否整体化渗透才是根本

钉钉为用户提供了知识库这样的统一知识资料存储中心,还支持用户通过手机对各种资料进行分门别类存入知识库,其过程,是十分典型的通过数字化推动传统工作更便捷的做法。

很容易在云之家、企业微信等产品上发现类似的知识管理“功能配置”,它们让企业告别了过去手工录入和存档管理的繁杂低效知识管理过程,而在操作上变得更加便捷。

似乎与此类似地,强调“知识管理”的百度如流,也提供有“知识库”这种名称的功能,各家似乎都在做着相同的事。

然而,事实却是,对知识管理的态度不同,确实导致了知识管理的建设方式的本质差异。

钉钉的知识库,在层级上隶属于其钉盘功能,直白地说,就是划出一个模块专门给知识管理来用——这与钉钉整体上配置知识管理功能是一致的,因为企业必备工作有这么一个部分,所以“集邮”式地配置上去,实现在线办公产品的完备性。

传统ERP转型过来的云之家,以及强调只做底层连接的企业微信,就更是如此了。

而到了如流这里,以知识管理作为价值核心之一,现在看来并非说说而已。在如流平台上,知识管理并非单一的功能模块配置,而是面向企业进行平台化的渗透,形成了工作闭环。

用通俗的话说,如流的知识管理,是伴随企业工作全业务、全流程存在的,业务的开展过程,就是知识管理体系的建设和落地使用过程,企业不断深化在线办公的过程,就是自身能力沉淀和有效复用的过程。

这从如流一些产品设计上可见一二。

如流的知识库,就沿袭了AI+知识管理理念,被定位为“智能知识库”,借助百度的AI中台和知识中台能力,存储和索引知识内容只是其最初级的功能,更重要的还有利用AI让知识管理的过程也变得智能化起来。例如,其可以直接理解文档内容,把文档和员工、项目建立关联,配合对全局不同工作场景的理解将知识精准高效地分发给需要的员工;又例如,其与如流会话消息互通推进智能协作,在员工日常多人协同工作过程中帮助进行有效的知识流转与分享,实现协同工作与知识管理的无缝结合。

这种知识管理与工作的融合,还体现在很多方面,例如如流支持基于企业知识图谱的全局搜索功能,输入关键词后,可以查询到所有相关的文章、消息、图片、资讯、甚至是员工信息,点状沉淀的知识被体系化组织起来,这使得员工可以快速上手新的工作任务,而同样在企业知识图谱的加持下,如流还支持跨部门沟通时“以事找人”,即对员工进行多维度职业标签,在用户输入对应信息时可以快速“定位”到匹配事项的员工,大大提升对接效率;还例如,可以智能推荐内容的知识广场,帮助员工在繁杂的资讯信息中聚焦核心关键内容等;还有,如流上召开的在线音视频会议,可以自动的把语音内容转化为文字保存下来,这改变了会议的形式,使会议讨论的内容更容易沉淀和分享。

从这些典型表现,可以看出如流与钉钉等产品在知识管理上的本质不同,后者是“集邮”的结果,而如流的做法必须要有整体思维,这两种玩法不能说谁好谁坏,只能说各有利弊。

在“集邮”式做法中,由于新的功能可以很快地被接入进来,方便快速将产品做大、做全,企业的数字化体系可以快速覆盖各个业务线,例如知识管理只要配置上去即可;而如流的做法则进程会相对慢一些,由于必须在顶层设计上就思考企业业务全过程和知识管理的融合,“前期准备”的打磨会花费更长时间,但一旦落地推进,带给企业的价值更为深入。

2

企业究竟需要在线办公

提供什么样的知识管理“方案”?

说一千道一万,能够符合企业需求的才是好的知识管理产品,而基于特殊的时代环境,企业对知识管理显性或隐性的需求,无非有这四个方面。

1、总体目标层面,要推进效率最终提升而非只满足办公要求

任何企业进行的数字化变革,最终都是要提升效率,为企业带来实实在在的价值增益。

从这个意义上看,就不难理解如流作为一个智能工作平台为什么敢于将原本只被看作一个“模块”的知识管理作为核心价值优势之一。

将知识管理整体渗透企业业务进程的做法,让员工在业务开展的同时分享、获得知识,起到的是沉淀和复用经验、提升员工与组织能力的作用,可以看作一个始终在进行的全员培训过程,最终将在短期和长期范围内提升工作效率。

这在具体的工作场景中体现得尤为明显。2020年5月,隶属百度研究院的百度量子计算研究所仅用了两个月时间就推出了国内首个、也是唯一的量子机器学习开源框架:量桨(Paddle Quantum),帮助科研人员和开发者便捷地开发量子AI应用,而这种前沿技术的快速落地,除了研究所员工的奋战外,如流作为内部工作平台起到了重要作用,除了知识的快速沉淀和流动加速了新想法的碰撞和传播以外,无论是OKR管理方式的落地,还是团队日常的便捷沟通,亦或是会议纪要的智能精确记录,都推动了工作效率的有效提升。

也即,这种知识管理,并不是只是拿来满足办公在线化要求的,而是内在起到了以智能化推进企业长期成长的价值,毕竟,无论是提升效率、降低成本,人员和组织能力的持续强化都是最根本的动力,一个只是“收集”、“备查”的知识管理是无法实现等同效果的。

2、创新发展层面,要能推动知识有效流动进而激发创新

推动创新是知识管理的应有之义,知识的复用最直接的价值之一是帮助企业产生更多创新。

众所周知,既有知识的有效碰撞往往是创新产生的重要来源,而当知识管理渗透到企业全局时,这种碰撞就会常常发生。如果只是把知识管理作为一种补充知识不足的工具,那它可能很难起到激发创新的价值。

以如流的做法来看,整体化、平台化的知识管理,让组织和员工在日常工作中得以告别按部就班,而有机会让不同的知识在企业内部根据实际的工作需求流转,例如A业务在AI的推动下,可能获得来自较远的B业务的知识,从而开拓全新的工作思路,创造性解决问题、提升效率。

不断的知识交汇和应用,大量的创新更容易被激发出来,当然,这其中需要AI的深度应用,去洞察业务背后究竟需要什么样恰当的知识,而不仅仅是引入AI让一些工作过程更智能。

3、知识传导层面,要降低知识获得的“摩擦力”

企业传统的知识管理走向失败,最直接的原因之一,是知识的利用过程过于繁琐,导致执行落地过程中员工难以坚持,最终不了了之。

企业们在很多这样的管理提升过程中吃过亏、交过学费,不论什么样的前沿、领先方案,能够有效落地都是价值实现的前提。如果办公软件仅仅将传统知识管理“线上化”,显然这个问题并没有得到彻底解决,员工该嫌麻烦还是会嫌麻烦。

而如果知识管理与日常工作紧密结合,这就不会成为一个问题。如流平台上,在背后AI理解企业业务、员工职责、知识内容的一整套复杂逻辑基础之上,员工最终知识获取过程,有点像百度移动生态的消费级应用体验——便捷的搜索+精准的推荐,一个主动而深入、一个被动而智能,知识传导的过程十分自然地完成。

由于无缝融合的体验,员工在知识管理这里感受到的将是对完成工作、自我提升的帮助,而不是一种“为了配合老板知识管理想法”的额外负担。

4、工作实操层面,要帮助更好地完成具体工作任务

当然,在线办公平台提供知识管理,在那些长期而深远的价值之外,于员工工作实操层面也必须有所作为,帮助他们更好地完成工作任务,这是最直接的要求。

而如果把知识管理整体化推进,就会发现这种帮助会更为深刻。

通常的在线办公软件在知识管理方面都会提供一些AI辅助功能,例如OCR识别,而如流的知识管理+AI则走得更远,思考更多日常工作细节,例如,如流智能知识库的“一键转化演示模式”就支持员工将获取的文档信息秒变PPT,这样能够帮助员工在工作中更快速获取和分享知识。

此外,还有诸如以事找人/以事荐人(基于企业知识图谱对员工进行多维度职业标签记录,方便快速查找和匹配工作所需要对接的人员)、关键词查找图片(主要通过OCR技术理解图片内容,让员工通过简单的关键词就能方便搜索图片)、无缝还原在线会议(智能提取会议重点内容,形成智能纪要)等能力,都体现出AI更深刻应用后所能带来的不一样的工作任务完成体验。

3

企业知识管理需求不断深化,

在线办公产品还需进行更多探索

企业践行知识管理原本就存在很多痛点,解决这些痛点是在线办公平台应该承担的任务,值得进一步探索。

典型如内部管理机制的配合,由于知识管理体系的建设往往伴随企业内部的流程、绩效机制等的相应调整,这离不开员工的积极参与,包括知识的贡献、知识的使用等,需要始终关注人的维度。

可以看到,如流这样的产品,以AI的方式不断降低知识管理的门槛(例如自动识别、分类,让知识的上传更容易),提升知识获取体验、加快知识流动速度,给予员工更好的过程体验,客观上推动了企业内部变革与知识管理更好地同频共振。

又例如,隐性知识显性化(把经验化的知识以文本等规范形式表达出来)一直是公认的知识管理难点,但它又对企业能力提升意义明显,这方面,技术的加入未必能完全解决,但却大有用武之地,例如如流在AI加持下对业务、员工、知识内容的系统洞察,准确定位知识和个人,其实就是一种尽可能帮助还原与重建知识的过程,让那些无法“言传”的经验尽可能以具象化的维度沉淀下来,实现优质知识的有效传承。

总的来看,知识管理是企业管理中一门庞杂而重要性又越来越凸显的学问,其中存在大量的创新提升空间,也带来丰富的市场机会,一些平台走在了前面,例如作为以知识管理为核心的新一代智能工作平台,如流就通过深度耕耘成为了AI时代知识管理领先品牌,助力员工成长、推动企业创新。

可以料想的是,在线办公平台依托知识管理,在帮助企业转型升级、实现价值提升方面将大有可为。

*本文作者曾响铃,由新芽NewSeed合作伙伴微信公众号:科技向令说授权发布,转载请联系原出处。如内容、图片有任何版权问题,请联系新芽NewSeed处理。

相关领域的投资人